قمر السلمان - خاص موقع جمعية العمل البلدي

لماذا يُطلق على الأرشيف وصف "حارس الذاكرة"؟ وأين تكمن أهمية عملية الأرشفة بشكل عام، وكيف تنعكس على دور العمل البلدي بشكل خاص؟

يُعد الأرشيف عملية ترتيب وتنظيم لمواد قد تكون على هيئة وثائق أو مواد إعلامية، يتم تنظيمها بطريقة تُسهِّل على الباحث الوصول إلى مبتغاه بسرعة ودقة. وعلى صعيد الشأن البلدي، فإن محتوى الأرشيف غالبًا ما يكون وثائق، مستندات، معاملات، وقرارات صادرة عن المجلس البلدي أو المؤسسات الرسمية، إلى جانب سجلات أخرى تستفيد منها البلدية سواء في مجال الخدمات أو البنى التحتية وغيرها.

تعتبر بلدية عيناثا نموذجًا فيما يخص تطوير مشروع الأرشفة والاهتمام به. فقد عملت البلدية على تحويل الأرشيف من ورقي إلى رقمي، وعلى الرغم من هذا التوجه نحو الرقمنة، احتفظت البلدية بالأرشيف الورقي وخصصت له مكانًا مناسبًا ومجهزًا بشكل يحافظ عليه، ودعمته بنظام خاص للحماية في حال نشوب حريق.

وبحسب رئيس البلدية، رياض فضل الله، في حديثه لموقع جمعية العمل البلدي، فإن تكلفة هذا المشروع بلغت حوالي 30,000 دولار أميركي، بالتعاون مع شركة "آلاء"، التي ساهمت بشكل كبير في تطوير برنامج الأرشيف الخاص بالبلدية، بالإضافة إلى تدريب الموظفين على عملية الأرشفة بجميع مراحلها. وبالتالي تمكنت بلدية عيناثا من تجهيز موظفيها وتدريبهم على الأرشفة بشكل علمي ومنهجي.

وأشار فضل الله إلى أن أحد أهم أسباب تطوير أرشيف البلدية هو حفظ حقوق المواطنين والمستندات المتعلقة بالبلدية. كما أن تطوير برنامج الأرشفة وتحويل الوثائق والمستندات إلى صيغة رقمية سيساهم في تسهيل المعاملات وتقليص وقت وجهد البحث.

وأكدت على هذا الأمر مسؤولة القسم الإداري في بلدية عيناثا، فاطمة حمود، حيث أشارت إلى أهمية المشروع في ظل الظروف الصعبة، حيث أن المركز البلدي مغلق بسبب العدوان الإسرائيلي، لكن معاملات المواطنين لم تتوقف بفضل أرشفة المعاملات والوثائق رقميًا، مما يتيح للموظفين الوصول إليها دون الحاجة للتوجه إلى المبنى البلدي.

بدأت بلدية عيناثا اعتماد الأرشفة الرقمية للمعاملات الصادرة والواردة منذ عام 2013، أما بالنسبة لأرشيف البلدية منذ تأسيسها في عام 1963 وحتى مطلع 2013، فقد بدأت البلدية في أرشفته عام 2018 بالتعاون مع شركات متخصصة وبرامج معدة للأرشفة. وأشارت حمود إلى أن هذه العملية استغرقت نحو ستة أشهر.

لم تكتفِ البلدية بالاهتمام بأرشيفها منذ تأسيسها، بل سعت للبحث عن ما يخص بلدة عيناثا قبل هذا التاريخ. وقد أرسلت بعثة لبنانية مختصة بالعلوم التاريخية إلى تركيا لزيارة جامعة تحتفظ بالأرشيف العثماني، حيث تمكنوا من الاطلاع على أرشيف جبل عامل وتحويل المواد إلى صيغة رقمية. وبذلك، تمكنت البلدية من الوصول إلى وثائق يعود تاريخها إلى العهد العثماني.

إن من جملة ما قامت به بلدية عيناثا هو تنظيم وحفظ تاريخها وحاضرها بشكل دقيق، ما يسهل على المواطنين الحصول على معاملاتهم بسرعة، حتى في ظل الحروب أو الظروف الطارئة الأخرى.